Dagens arbeidsmarked er i kraftig endring. Nå samarbeider man like gjerne med eksterne partnere som med sine egne kolleger. Man jobber like gjerne hjemmefra som fra kontoret. Og mellom møter sitter man gjerne på en kafé, i et stillerom eller på en flyplass. Behovet for effektiv samhandling på tvers av organisasjoner, team og prosjekter har aldri vært større.
I dag kan man oppholde seg på svært ulike steder og faktisk samarbeide bedre enn om man satt ved siden av hverandre. Det krever litt endringsvilje, men først og fremst krever det gode systemer. Og de er både flere og billigere enn du kanskje tror.
Dere har i dag sikkert allerede tilgang til mange av funksjonene som trengs til effektivt samarbeid gjennom Microsofts Office365 eller Googles Workspace. Men min erfaring er at ingen er best på alt. Heller ikke Microsoft eller Google.
Det kan derfor være nyttig å se på andre systemer og andre måter å jobbe på for å se om det vil gjøre dere enda mer effektive. Alt etter behov selvfølgelig. Her er noen nyttige verktøy som kan være verdt å ta en titt på:
All-in-one samarbeid
Både Microsoft 365 fra Microsoft og Googles Workspace er all-in-one systemer som leverer tonnevis med funksjonalitet for effektivt samarbeid. Det er e-post, kalender, dokumenter, huskelister, lagring, videokonferanse med mer. Du har sikkert et abonnement på enten Microsoft 365 eller Googles Workspace i dag. Vi har tidligere laget en oppstilling over de ulike tjenestene som Microsoft og Google leverer.
Vår favoritt er Google Workspace, og det er mest på grunn av brukervennligheten. Microsoft har en tendens til å gjøre ting litt mer kompleks enn de behøver. Men for all del, Google er heller ikke ufeilbarlige.
Videokonferanse
I dag kan man gjennomføre gode videokonferanser uten å investere i dyrt utstyr, det holder ofte med mobiltelefonen din. Min favoritt er norske Whereby (tidligere kjent som appear.in) da de ikke krever innlogging og det kan derfor enkelt brukes av alle. Whereby holder også høy kvalitet på samtaler og tilbyr skjermdeling. Whereby kommer i en gratisversjon for opptil 4 deltakere og en pro-versjon med blant annet støtte for opptil 12 deltakere. Andre alternativer for effektiv samhandling over video er: Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts Meet, Cisco Webex og GoToMeeting.
Chat
I 2020 er det forventet at det sendes over 300 milliarder e-poster. Hver dag 😳. Det er så sinnsykt mye at mange opplever å drukne i e-poster. Derfor har flere bedrifter nå valgt å flytte mye av kommunikasjonen mellom kolleger og partnere til chat-programmer hvor man kan chatte både i grupper og med enkeltpersoner.
Min favoritt er Slack da Slack ikke krever noe kostbart abonnement og fungerer sømløst på tvers av organisasjoner. Andre alternativ er Microsoft Teams, Workplace by Facebook, Twist og Google Hangout Chat.
Prosjektstyring
Har dere et stort eller lite prosjekt som skal løses? Gjerne med oppgaver som skal utføres av ulike personer og med ulike frister? Da bør dere vurderer et program for oppgave/prosjektstyring som sikrer effektivt samarbeid i prosjektet. Også her finnes det et hav av alternativer, mange av de med gratis versjoner for mindre grupper.
Jeg har testet mange av systemene, og de to som skiller seg ut er Asana og Trello. Jeg vet faktisk ikke helt hvem jeg synes er best av de to 🤔, men det er nok litt basert på behovet til prosjektet. Mange liker det visuelle med Trello sine tavler, mens Asana er mer funksjonelt da man kan velge mellom tavler, lister og tidslinjer (Gantt). Alternativer til Asana og Trello er Dropbox Paper, Microsoft Planner, Wrike, Monday, Jira, Basecamp og Airtable.
En kul måte å bruke f.eks Trello på er til å dele informasjon med kundene slik regnskapsprogrammet Fiken gjør med sin åpne roadmap.
Deling av filer
Når det gjelder lagring og deling av filer så er det inkludert i abonnementene til Microsoft 365 og Googles Workspace. Men det betyr ikke at de er best. Etter å ha testet alle de store er min favoritt Dropbox. Økonomisk sett er det jo dumt å betale for en tjeneste som man allerede har i Microsoft 365 eller Workspace, men så brukervennlig og bra er faktisk Dropbox. Alternativet til Dropbox er Google Drive, Box, Microsoft Sharepoint, Microsoft OneDrive og norske Jotta Cloud.
Wiki/second brain
Et segment som øker i popularitet, spesielt blant mindre selskaper, er programmer som gjør at man har ett sted hvor man finner alt som gjelder samarbeid internt i et selskap. Der kan man legge inn rutiner, prosesser, notater, planer, håndbøker, maler osv. En second brain for selskapet.
Min klare favoritt er Notion (denne bloggen ble blant annet skrevet i Notion). Jeg har tidligere vært stor fan av Evernote, men Notion har funksjonalitet og fleksibilitet som langt overgår Evernote. Andre alternativ er Microsoft Onenote, Confluence, Dropbox Paper, Microsoft Sharepoint, Roam Research, og Coda.
Usikker på hva man kan bruke et second brain-program til? Her kan du finne litt inspirasjon:
Andre apper for bedre samarbeid
Andre apper det kan være verdt å se litt nærmere på er:
MindMeister – Perfekt hvis du ønsker å visualisere tanker & ideer i mindmaps. Passer bra i teamarbeid
Miro – Er et nirvana for kreative hjerner som liker å jobbe med å visualisere mindmaps, roadmaps, kundereiser, business canvas, conceptmaps og mye mer. Perfekt for samhandling på tvers av lokasjoner og team
TickTick – Etter å ha testet flere titalls ulike apper for å organisere mine egne oppgaver har jeg endt opp med TickTick som min absolutte favoritt. Finnes i en veldig god gratis versjon, men har også en avansert premium versjon. Med TickTick kan man dele oppgavelister i team.
Spark – Hvis du hater e-post bør du teste ut Spark. Det er uten tvil det beste e-postprogrammet som er tilgjengelig. Du kan blant annet lage maler for e-poster du sender ofte og du kan lage quick-replies som f.eks “Det er bra 👍” som sendes ved et tastetrykk. Passer også for samhandling på tvers av team. Sjekke ut denne introen til Spark:
